Le "buone" pratiche per una corretta gestione della contabilità a scuola
settembre 2014
Di Salvatore Gallo
"Con riferimento all’inserto relativo alla contabilità delle Istituzioni Scolastiche pubblicato su PAIS del mese di settembre 2013, cui si rimanda per lettura integrale degli aspetti generali e delle pratiche operative, con il presente si fornisce una sintesi delle più rilevanti innovazioni, intervenute in materia in questo ultimo anno, di diretto interesse per le Istituzioni Scolastiche."
Regime d’obbligo per le Istituzioni Scolastiche di utilizzo del sistema AVCPASS per la verifica dei requisiti degli operatori economici partecipanti a procedure per acquisizioni di lavori, forniture e servizi
La Deliberazione n. 111 dell’AVCP del 20 dicembre 2012, con le modificazioni assunte nelle adunanze dell’8 maggio e del 5 giugno 2013, in attuazione a quanto disposto dall’articolo 6-bis del D.Lgs. n. 163/2006 Codice dei Contratti Pubblici: a. individua i dati concernenti la partecipazione alle gare e la valutazione delle offerte da inserire nella BDNCP (Banca dati nazionale dei contratti pubblici, istituita dall’art. 62 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82) al fine di consentire alle stazioni appaltanti/enti aggiudicatori di verificare il possesso dei requisiti degli operatori economici per l’affidamento dei contratti pubblici; b. istituisce il nuovo sistema di verifica dei requisiti attraverso la BDNCP, denominato AVCPASS (Authority Virtual Company Passport) dotato di apposite aree dedicate ad operatori economici e a stazioni appaltanti/enti aggiudicatori; c. stabilisce i termini e le regole tecniche per l’acquisizione, aggiornamento e consultazione dei predetti dati. Il sistema AVCPASS consente:
a. alle stazioni appaltanti/enti aggiudicatori, attraverso un’interfaccia web e le cooperazioni applicative con gli Enti Certificanti, l’acquisizione della documentazione comprovante il possesso dei requisiti di carattere generale, tecnico-organizzativo ed economico-finanziario per l’affidamento dei contratti pubblici;
b. agli operatori economici, tramite l’apposita area dedicata, di inserire al sistema i documenti la cui produzione è a proprio carico ai sensi dell’art. 6-bis, comma 4, del Codice dei Contratti Pubblici.
L’operatore economico può utilizzare tali documenti per ciascuna delle procedure di affidamento alle quali partecipa entro il periodo di validità del documento, così come dichiarato dall’operatore medesimo. Per l’utilizzo del sistema AVCPASS: a. la stazione appaltante/ente aggiudicatore, dopo la registrazione al sistema SIMOG, acquisisce, per ciascuna procedura di affidamento, il CIG, tramite il Responsabile del Procedimento; quest’ultimo indica il soggetto abilitato alla verifica dei requisiti; b. l’operatore economico, dopo la registrazione al servizio AVCPASS, indica a sistema il CIG della procedura di affidamento cui intende partecipare.
Il sistema rilascia un “PASSOE” (il documento che attesta che l’OE può essere verificato tramite sistema AVCPASS), da inserire nella busta contenente la documentazione amministrativa. Fermo restando l’obbligo per l’operatore economico di presentare le autocertificazioni richieste dalla normativa vigente in ordine al possesso dei requisiti per la partecipazione alla procedura di affidamento, il “PASSOE” rappresenta lo strumento necessario per procedere alla verifica dei requisiti stessi da parte delle stazioni appaltanti/enti aggiudicatori. Le stazioni appaltanti/enti aggiudicatori indicano nei propri documenti di gara che:
a. la verifica del possesso dei requisiti di carattere generale, tecnico-organizzativo ed economico-finanziario avviene, ai sensi dell’articolo 6-bis del Codice dei Contratti Pubblici e della Delibera AVCP attuativa n. 111/2012, attraverso l’utilizzo del sistema AVCPASS, fatto salvo quanto previsto dal comma 3 del citato art. 6-bis; b. tutti i soggetti interessati a partecipare alla procedura devono obbligatoriamente registrarsi al sistema accedendo all’apposito link sul Portale AVCP (Servizi ad accesso riservato - AVCPASS) secondo le istruzioni ivi contenute. Il sistema AVCPASS si applica a tutte le tipologie di contratti disciplinate dal Codice dei Contratti Pubblici per le quali è previsto il rilascio del CIG attraverso il sistema SIMOG. Per gli affidamenti per i quali è consentito il rilascio del CIG in forma semplificata l’utilizzo della procedura di verifica prevista dall’art.6-bis del Codice dei Contratti Pubblici comporta l’acquisizione del CIG attraverso il sistema SIMOG.
Termini e regole tecniche di accesso al servizio
La Deliberazione n. 111/2012 prevedeva che il sistema AVCPASS fosse utilizzabile per le procedure di affidamento il cui CIG era richiesto a partire dal 1° gennaio 2013. Tale termine è stato successivamente differito al 1° gennaio 2014 e da ultimo al 1° luglio 2014, con l’emendamento 9.72, proposto dalla Commissione Affari Costituzionali del Senato alla Legge di conversione del Decreto-Legge 30 dicembre 2013, n. 150 “Proroga di termini previsti da disposizioni legislative (milleproroghe)”.
In pratica l’avvio del sistema AVCPASS, è stato prorogato al 1° luglio 2014, e di fatto sono state sanate tutte le situazioni relative ai bandi ed agli avvisi di gara pubblicati dal 1° gennaio 2014 sino alla data di conversione del Decreto-Legge n. 150/2013 in Legge n. 15/2014 del 28 febbraio 2014. Tutte le comunicazioni svolte nell’ambito del sistema AVCPASS devono essere effettuate tramite PEC. Pertanto, è necessario che ciascuno dei sottoindicati soggetti possieda un indirizzo PEC:
a. Stazione appaltante/ente aggiudicatore;
b. Responsabile del Procedimento (casella PEC personale);
c. almeno un amministratore/legale rappresentante di ogni operatore economico (casella PEC personale dell’amministratore e casella PEC dell’operatore economico); nel caso di operatore economico persona fisica casella PEC personale;
d. eventuale delegato dall’operatore economico (casella PEC personale del delegato e casella PEC dell’operatore economico);
e. Presidente di Commissione, Commissari di gara ovvero altri soggetti abilitati alla verifica dei requisiti per il tramite del sistema AVCPASS (casella PEC personale).
Ai fini della verifica dei requisiti per il tramite del sistema AVCPAS, possono utilizzare anche le caselle di posta elettronica certificata attribuite al cittadino ai sensi dell’art. 16-bis, comma 5, del Decreto-Legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito con modificazioni dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2, i sotto indicati soggetti:
- Responsabile del Procedimento
- Presidente di Commissione,
- Commissari di gara
- altri soggetti abilitati Ai sensi di quanto disposto dall’art. 21, comma 2, del D.Lgs. 82/2005 recante il CAD “Codice dell’Amministrazione Digitale” e s.m.i., i documenti inseriti dagli operatori economici, devono essere firmati digitalmente dall’amministratore/legale rappresentante o dall’eventuale delegato che, dunque, devono dotarsi di un certificato di firma digitale, in corso di validità, rilasciato da un organismo incluso nell’elenco pubblico dei certificatori.
Modalità operative
Di seguito la procedura per operare correttamente sul sistema AVCPASS attraverso una sintesi cronologica degli adempimenti e delle procedure a carico delle stazioni appaltanti, incluse le Istituzioni Scolastiche autonome:
1. Registrazione al servizio secondo le modalità descritte nel Manuale Utente pubblicato sul Portale dell’Autorità (Servizi ad accesso riservato - AVCPASS).
2. Ai fini dell’utilizzo del sistema AVCPASS, i dati richiesti dal sistema SIMOG per il rilascio del CIG sono integrati con quelli riguardanti i requisiti di partecipazione e le modalità di comprova degli stessi da parte dell’operatore economico.
3. Le stazioni appaltanti/enti aggiudicatori nominano, nell'ambito di ogni procedimento di affidamento, il soggetto o i soggetti abilitati alla verifica dei requisiti.
4. L’accesso al sistema AVCPASS è consentito esclusivamente al RUP ed al soggetto abilitato alla verifica dei requisiti, a partire dalla scadenza del termine per la presentazione delle offerte, così come dichiarato sul sistema SIMOG.
5. Il Responsabile del Procedimento comunica i riferimenti dei soggetti abilitati alla verifica dei requisiti al sistema AVCPASS a partire dal giorno successivo alla data di conferma della procedura di affidamento, secondo quanto previsto dal sistema SIMOG.
Tali soggetti, se non già iscritti al servizio, riceveranno un messaggio via PEC, all’indirizzo indicato dal Responsabile del Procedimento, con l’invito a completare la fase di registrazione e acquisizione delle credenziali di accesso. Eventuali modifiche dei soggetti abilitati alla verifica sono comunicate dal Responsabile del Procedimento utilizzando le apposite funzionalità previste da AVCPASS.
6. Per garantire che le richieste di verifica dei requisiti interessino unicamente i partecipanti alla specifica procedura, il soggetto abilitato alla verifica, prima di poter accedere alla comprova dei requisiti dei requisiti, integra o conferma, utilizzando l’apposita funzionalità di AVCPASS, l’elenco degli operatori economici partecipanti alla procedura di affidamento.
7. Ai fini delle verifiche, il soggetto abilitato avvia tramite AVCPASS la richiesta dei documenti a comprova dei requisiti per gli operatori economici interessati; successivamente l’Autorità avvia presso gli Enti Certificanti le richieste dei documenti definiti nel comma 1 art. 5. Deliberazione n. 111/2012 dell’AVCP.
8. L’Autorità mette a disposizione tempestivamente i documenti comprovanti i requisiti, non appena ricevuti dagli Enti Certificanti.
9. Entro il termine di 60 giorni dalla data dell’aggiudicazione definitiva di ciascuna procedura di affidamento gestita tramite AVCPASS, il RUP deve trasferire definitivamente sui propri sistemi, mediante l’apposita funzionalità, i fascicoli di gara e i documenti in essi contenuti.
10. Trascorsi 4 giorni dalla scadenza del termine per l’acquisizione dei documenti, ove il Responsabile del Procedimento non abbia adempiuto a quanto previsto al punto 9, l’Autorità procede ad inviare la documentazione via PEC alla stazione appaltante/ ente aggiudicatore. Tale invio costituisce consegna ufficiale della documentazione di gara. A partire da questa data la stazione appaltante/ente aggiudicatore acquisisce la piena titolarità dei dati.
11. La conservazione dei documenti è onere di ciascuna stazione appaltante/ente aggiudicatore. L’eventuale richiesta di accesso agli atti verrà in ogni caso inviata alla stazione appaltante/ente aggiudicatore. Per utilizzare il sistema AVCPASS l’operatore economico, per ciascuna procedura di affidamento per l’acquisizione di lavori, servizi, forniture cui intende partecipare, deve procedere a: 1. registrarsi al servizio AVCPASS 2. indicare a sistema il CIG della procedura di affidamento cui intende partecipare.
Il sistema AVCPASS quindi rilascia un passport operatore economico “PASSOE” da inserire nella busta contenente la documentazione amministrativa relativa alla procedura di gara cui si intende partecipare.
Fermo restando l'obbligo per l'operatore economico di presentare le autocertificazioni richieste dalla normativa vigente in ordine al possesso dei requisiti per la partecipazione alla procedura di affidamento, il “PASSOE” rappresenta lo strumento necessario per procedere alla verifica dei requisiti stessi da parte delle stazioni appaltanti/enti aggiudicatori.
Indicazioni finali
Il regime d’obbligo per le stazioni appaltanti, istituzioni scolastiche comprese, di procedere alla verifica dei requisiti degli operatori economici concernenti la partecipazione alle gare e la valutazione delle offerte attraverso l’utilizzo del sistema AVCPASS, decorre secondo le sotto indicate scadenze temporali aggiornate alle ultime proroghe di legge: a. Dal 1° luglio 2014 per gli appalti di lavori in procedura aperta nel settore ordinario, di importo a base d’asta pari o superiore a € 20.000.000,00. b.
Dal 1° luglio 2014 per tutti gli appalti per acquisizione di forniture e servizi di importo a base d’asta pari o superiore a € 40.000,00, con esclusione di quelli svolti attraverso procedure interamente gestite con sistemi telematici, sistemi dinamici di acquisizione o mediante ricorso al mercato elettronico, nonché quelli relativi ai settori speciali. Per completezza di seguito si riporta, con di fianco l’indicazione precisa della loro definizione in chiaro, l’elenco degli acronimi, maggiormente ricorrenti nell’attuazione delle procedure connesse agli obblighi AVCPASS:
- BDNCP, la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, istituita dall’art. 62 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
- OE, Operatore Economico; - AVCPASS, l’Authority Virtual Company Passport, il servizio realizzato dall’Autorità per la verifica del possesso dei requisiti da parte degli OE;
- SIMOG, il Sistema Monitoraggio Gare; - CIG, il Codice Identificativo Gara;
- PASSOE, il documento che attesta che l’OE può essere verificato tramite AVCPASS;
- PEC, la Posta elettronica certificata.
Riordino e Semplificazioni in materia di DURC-D.L. 21 giugno 2013, n. 69 convertito in Legge 9 agosto 2013, n. 98
Con la Legge 9 agosto 2013, n. 98 “Disposizioni urgenti per il rilancio dell'economia” pubblicata in G.U. n. 194 del 20 agosto 2013), è stato convertito, con modificazioni, Il Decreto Legge n. 69 c.d. “del fare", approvato dal Consiglio dei Ministri il 15 giugno, e pubblicato in G.U. il 21 giugno 2013.
Tale testo normativo all’art. 31 “semplificazione in materia di DURC” stabilisce in via definitiva le regole previste per la richiesta, il rilascio e la validità del documento unico di regolarità contributiva, con interventi che riguardano per la maggior parte il D.Lgs. n. 12/04/2006, n. 163 “Codice dei Contratti Pubblici relativi a lavori servizi e forniture” ed il relativo “Regolamento di attuazione” DPR 5 ottobre 2010, n. 207. Il presente, che fornisce precisazioni ed integrazioni al primo nostro contributo in materia redatto il 30 giugno u.s. nell’immediatezza della pubblicazione del D.L. 69, viene proposto dovendo tale innovazione normativa trovare puntuale riscontro ed applicazione per la correttezza dell’attività negoziale delle Istituzioni Scolastiche.
Le nuove regole
Il DURC, in generale, nella fase degli accertamenti relativi alle clausole di esclusione dagli appalti pubblici era posto, dalla normativa pregressa, a corredo della documentazione a cura del soggetto a cui la P.A. affidava l'appalto e che, successivamente, sarebbe stato dalla stesa acquisito a verifica del documento di regolarità contributiva. Ora la legge, sgombrando finalmente il campo da incertezze interpretative del dettato normativo pregresso ed in linea da quanto da noi sempre sostenuto, innova sensibilmente l'iter in quanto prevede espressamente per le stazioni appaltanti, dunque anche per le Istituzioni Scolastiche, e per gli enti aggiudicatori l'obbligo di “acquisire d'ufficio” il documento unico di regolarità contributiva.
La legge di Conversione 9 agosto 2013 n. 98 innova la materia, nello specifico l’art. 31 “semplificazioni in materia di DURC”, al: - comma 2 lett. a, modifica l’art. 38 c. 3 del D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei Contratti Pubblici”, disponendo che resta fermo per le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche autonome, l'obbligo di acquisire d'ufficio il documento unico di regolarità contributiva; - comma 2 lett. b, modifica l’art. 118 c. 6 del D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei Contratti Pubblici” disponendo che, ai fini del pagamento delle prestazioni rese nell'ambito dell'appalto o del subappalto, la stazione appaltante acquisisce d'ufficio il documento unico di regolarità contributiva in corso di validità relativo all'affidatario e a tutti i subappaltatori. Non è più previsto che per ricevere il pagamento, l'affidatario e i subappaltatori (per il suo tramite) trasmettano all'amministrazione o all'ente committente il DURC ma, lo stesso, deve esser “acquisto automaticamente d'ufficio” dalla stazione appaltante. La nuova norma, ricorrendo la fattispecie in cui venga evidenziata nel DURC, acquisito d'ufficio dalle amministrazioni aggiudicatrici, che il soggetto “affidatario” non sia in regola con il versamento dei contributi, prevede che si debba procedere comunque al pagamento agli aventi diritto delle competenze trattenendo l'importo corrispondente all'inadempienza risultante dal DURC. - comma 3, pone a carico della stazioni appaltanti comprese le istituzioni scolastiche autonome, che abbiano provveduto a trattere dal pagamento l'importo corrispondente all'inadempienza contributiva accertata tramite DURC a carico del soggetto ”affidatario”, l’obbligo di disporre il pagamento direttamente a favore degli enti previdenziali e assicurativi, compresa, se presente, la Cassa edile, per l'esecuzione dei lavori nei settori dell'edilizia. - comma 4, prevede che le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche autonome, nei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, acquisiscano d’ufficio attraverso strumenti informatici, il documento unico di regolarità contributiva (DURC) in corso di validità per le seguenti finalità:
• verifica della dichiarazione sostitutiva rilasciata dal soggetto che partecipa all'aggiudicazione dell'appalto, circa l'assenza di violazioni gravi, definitivamente accertate, di norme in materia di contributi previdenziali e assistenziali ex articolo 38, comma 1, lettera i), del Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163.
• aggiudicazione del contratto ai sensi dell'articolo 11, comma 8, del Decreto Legislativo n. 163 del 2006;
• stipula del contratto;
• pagamento degli stati avanzamento dei lavori o delle prestazioni relative a servizi e forniture;
• certificati di collaudo, di regolare esecuzione, di verifica di conformità, attestazione di regolare esecuzione, e pagamento del saldo finale.
comma 5, dispone che il DURC rilasciato per i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture ha validità di centoventi giorni dalla data del rilascio. Durante tale periodo di validità le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche, utilizzano il DURC per:
• verifica della dichiarazione sostitutiva rilasciata dal soggetto che partecipa all'aggiudicazione dell'appalto, circa l'assenza di violazioni gravi, definitivamente accertate, di norme in materia di contributi previdenziali e assistenziali ex articolo 38, comma 1, lettera i), del Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163.
• aggiudicazione del contratto ai sensi dell'articolo 11, comma 8, del Decreto Legislativo n. 163 del 2006; • stipula del contratto;
• contratti pubblici di lavori, servizi e forniture anche diversi da quelli per i quali è stato espressamente acquisito. Dopo la stipula del contratto, le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche autonome acquisiscono il DURC ogni centoventi giorni e lo utilizzandolo per:
• pagamento degli stati avanzamento dei lavori;
• pagamento delle prestazioni relative a servizi e forniture;
• certificati di collaudo, di regolare esecuzione, di verifica di conformità, attestazione di regolare esecuzione, e pagamento del saldo finale.
Si ribadisce che per il pagamento del saldo finale è, in ogni caso, necessaria l'acquisizione di un nuovo DURC “ad hoc”.
- comma 6, prevede che, nei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche, acquisiscono d'ufficio il documento unico di regolarità contributiva (DURC) in corso di validità relativo ai subappaltatori ai fini del rilascio dell'autorizzazione di cui all'articolo 118, comma 8, del codice di cui al Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163, nonché per il pagamento degli stati avanzamento dei lavori o del saldo finale delle prestazioni relative a servizi e forniture ed inoltre per i certificati di collaudo, di regolare esecuzione, di verifica di conformità, attestazione di regolare esecuzione.
- comma 7, prevede che nei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, le stazioni appaltanti, comprese le istituzioni scolastiche, ai fini della verifica amministrativo-contabile, devono corredare i titoli di pagamento con il DURC anche in formato elettronico.
- comma 8, prevede che ai fini della verifica per il rilascio del DURC, in caso di mancanza dei requisiti per il rilascio di tale documento gli Enti preposti a tale adempimento, prima dell'emissione del DURC o dell'annullamento del documento già rilasciato, debbano invitare l'interessato, mediante comunicazione effettuata con posta elettronica certificata o, con lo stesso mezzo (PEC), per il tramite del consulente del lavoro, a regolarizzare la propria posizione entro un termine non superiore a quindici giorni, indicando analiticamente le cause della irregolarità.
Fatturazione Elettronica per la P.A., dal 6 Giugno 2014 il via per le Istituzioni Scolastiche ed Educative
Il 6 giugno 2013, è entrato in vigore il Decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55 - Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle Amministrazioni Pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della Legge 24 dicembre 2007, n. 244. (G.U. n. 118 del 22/5/2013) secondo il dettato del quale deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture derivanti da rapporti con le Amministrazioni Pubbliche, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili.
Il D.L. 24 aprile 2014 n. 66, provvedimento finalizzato a realizzare misure di contrasto alla crisi e per il rilancio e la ripresa dell’economia nazionale, tra l’altro, all’art. 25 “Anticipazione obbligo fattura elettronica” ha disposto l’anticipo al 31 marzo 2015 dell'obbligo della fatturazione elettronica, precedentemente previsto per il 6 giugno 2015 per i soggetti non compresi nell'elenco delle Amministrazioni Pubbliche inserite nel conto economico consolidato e per le amministrazioni locali di cui al comma 209 della Legge n. 244/2007, lasciando invariato al 6 giugno 2014, il termine che prevede la decorrenza dell’obbligo della fatturazione elettronica, per le Istituzioni Scolastiche ed educative quali unità locali del MIUR. Prevede, al fine di assicurare l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle P.A., che le fatture elettroniche emesse verso le P.A. comprese, le Istituzioni Scolastiche ed educative, debbano necessariamente riportare: il Codice Identificativo di Gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla Legge 13 agosto 2010, n. 136; il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della Legge 16 gennaio 2003, n. 3; prevede espressamente il divieto le P.A. di procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici C.I.G. e C.U.P. all’art. 27 (Monitoraggio dei debiti delle Pubbliche Amministrazioni): prevede al comma 3, nel caso di fatture elettroniche trasmesse alle P.A., scuole comprese, attraverso il sistema di interscambio di cui al decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze 7 marzo 2008, che i dati delle fatture comprensivi delle informazioni di invio e ricezione, sono acquisiti dalla P.C.C. (Piattaforma Elettronica per la Certificazione dei Crediti - MEF) per la gestione telematica del rilascio delle certificazioni in modalità automatica. all’art. 42 (Obbligo della tenuta del registro delle fatture presso le Pubbliche Amministrazioni):
prevede al comma 1, che dal 1° luglio 2014, le P.A., scuole comprese, debbano adottare il “registro unico delle fatture” nel quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali, emesse nei loro confronti. prescrive il divieto dell’utilizzo alternativo di registri di settore o di reparto prevede che Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile dispone che per le P.A., scuole comprese, al fine di ridurre gli oneri a loro carico, il registro delle fatture può essere sostituito dalle apposite funzionalità che saranno rese disponibili sulla P.C.C. (Piattaforma Elettronica per la Certificazione dei Crediti - MEF).
È stato inoltre pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno u.s. il D.M. 17 giugno 2014 che regola le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto ex articolo 21, comma 5, del Decreto Legislativo n. 82/2005 compresa la conservazione elettronica dei documenti fiscali. Va ricordato che le Pubbliche Amministrazioni destinatarie delle fatture elettroniche devono:
- inserire l’anagrafica dei propri uffici deputati a riceverle nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), il quale rilascia un codice univoco a ciascun ufficio rendendolo pubblico sul sito www.indicepa.gov.it.
- comunicare ai fornitori, unitamente alla relativa associazione con i contratti vigenti Il codice univoco dell’ufficio, In assenza dell’indicazione del quale la fattura è rifiutata dal SDI.
- assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni” e pena il blocco dei pagamenti da parte delle P.A. interessate, le fatture elettroniche emesse verso le stesse P.A. con l’indicazione del “Codice Identificativo di Gara” (CIG), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136/10 e ove necessario del “Codice Unico di Progetto” (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’art. 11 della Legge n. 3/03.
La definizione di fattura elettronica fornita dall’articolo 21, comma 1, DPR n. 633/72, fa risultare senza alcun dubbio che l’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la loro creazione, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta e accettata dal destinatario, a condizione che essa ad ogni modo soddisfi i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità previsti dalla legge e ampiamente illustrati dall’Agenzia delle Entrate. Essendo quindi irrilevante, come confermato dalla Circ. 18/E della RGS del 24 giugno 2014, il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, utilizzato per creare una fattura elettronica possiamo concludere che: - non si considera “elettronica” la fattura emessa tramite software di contabilità o di elaborazione di testi, e poi inviata e ricevuta in formato cartaceo: sebbene creata in formato elettronico, la fattura non si considera “elettronica” in quanto è ricevuta in formato cartaceo; - si considera “elettronica” la fattura emessa in formato cartaceo, trasformata in documento informatico, inviata e ricevuta tramite canali telematici (es.: posta elettronica), a condizione che siano rispettati i requisiti di legge. L’accettazione da parte del destinatario è “condicio sine qua non” per la qualificazione della fattura come elettronica. La Circolare n. 18/E/2014 chiarisce che il termine “accettazione” non presuppone necessariamente un accordo formale fra le parti precedente alla fatturazione che. per quanto utile e opportuno, non è di per sé indispensabile. L’accettazione del destinatario consolida e conferma l’assenza di simmetria tra emittente e destinatario della fattura.
La fattura elettronica emessa e non accettata come tale dal destinatario non vincola l’emittente, il quale potrà integrare il processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, secondo i requisiti di legge, per cui una volta trasmessa o messa a disposizione del ricevente, anche se quest’ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica.
I requisiti della fattura elettronica
Ai sensi dell’articolo 21, comma 3, DPR n. 633/72, una fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti che il soggetto passivo (emittente) deve assicurare sin dal momento della sua emissione e fino al termine del suo periodo di conservazione: - Autenticità dell’origine: l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente, devono essere certi. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/Ue precisano che la garanzia dell’autenticità dell’origine riguarda anche il soggetto passivo cessionario/ committente. Sia il fornitore/prestatore, che il cessionario/committente possono assicurare l’autenticità dell’origine indipendentemente l’uno dall’altro. - Integrità del documento: il contenuto della fattura non può essere alterato o modificato, anche qualora il relativo formato venga convertito in altri (da MS word a XML). L’utilizzo di formati diversi, a condizione che sia garantita l’integrità del documento, consente al destinatario della fattura di presentare i dati in un modo diverso, per adattarli al proprio sistema informatico.
Anche relativamente a tale requisito, le Note esplicative precisano l’obbligatorietà sia nei confronti del fornitore/ prestatore che del cessionario/committente, indipendentemente l’uno dall’altro. - Leggibilità: la fattura e i propri dati devono essere resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa; inoltre deve essere possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. La Circolare n. 18/E/2014 chiarisce che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, poiché il legislatore, come risulta dalle Note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE, prescrive esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione a rendere il formato comprensibile. La leggibilità, inoltre, può essere garantita in qualsiasi modo dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione, fermo restando che la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’art. 233, par. 2, Direttiva 2006/112/Ce non sono di per sé sufficienti per assicurare la citata leggibilità. Il sistema di controllo di gestione Nella Circolare 18/E-2014 dell’Agenzia delle Entrate viene ribadita la necessità di un adeguato sistema di controllo di gestione, processo con la cui adozione un soggetto passivo (emittente): - crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l’identità del fornitore/prestatore di beni/ servizi o dell’emittente della fattura (autenticità dell’origine) - controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto).
In definitiva, quindi, il sistema di controllo di gestione deve permettere di verificare che: 1. l’ordine di acquisto corrisponda a quanto inviato dal fornitore e a quanto effettivamente consegnato; 2. la fattura sia corretta; 3. il pagamento sia stato effettuato e sia corrispondente alla fattura stessa; seguendo così, step by step, la storia documentata di una operazione dal suo inizio fino al suo epilogo. Il sistema di trasmissione “EDI” (Electronic Data Interchange) Si tratta di un sistema di trasmissione dati che garantisce I requisiti di autenticità e integrità della fattura elettronica caratterizzato dallo scambio di informazioni strutturate di tipo commerciale, amministrative e logistiche in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali.
Dovendo sempre essere garantite sia la verifica dell’autenticità del mittente che la verifica dell’integrità del contenuto della fattura, nei processi EDI in cui viene effettuata una conversione di formato da parte di uno o più “service provider” è indispensabile che tale operazione non alteri il contenuto della fattura e ciò può essere ottenuto utilizzando buone pratiche di sicurezza sia in fase di conversione che in fase di trasmissione del flusso informativo. In fase di conservazione, sia l’emittente che il destinatario dovranno conservare la fattura nel formato standard scambiato, garantendone entrambi la reperibilità e la leggibilità nel tempo.
L’invio della fattura elettronica Prendendo spunto dal dettato dell’ultimo periodo dell’articolo 21, c. 1, DPR n. 633/72, “…la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente…”, l’Agenzia nella Circolare n. 18/E/2014, chiarisce alcune modalità con cui la “messa a disposizione” del destinatario può concretizzarsi, ed esempio:
- attraverso l’accesso ad un sito internet, server o altro supporto informatico,
- tramite e-mail contenente un protocollo di comunicazione ed un link che permetta di scaricare, in qualsiasi momento, il documento;
- attraverso un terzo “outsourcer” (è necessario in tale ipotesi uno specifico accordo preventivo tra le parti);
- attraverso la trasmissione in un’unica spedizione elettronica di più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto (in tale ipotesi è necessario che i requisiti e i metodi previsti a garanzia dell’integrità, autenticità e leggibilità di ogni singolo documento debbano essere riferiti al lotto). Le generalità dell’emittente e del ricevente, la partita IVA, la residenza o domicilio, la data di emissione e tutte quelle che vengono definite “informazioni comuni” sono inserite una sola volta, purché per ogni fattura sia possibile accedere alla “generalità” delle informazioni.
La conservazione della fattura elettronica
È stato chiarito che la fatturazione elettronica non impone vincoli di simmetria tra l’emittente e il destinatario. In presenza di una fattura emessa e ricevuta in formato elettronico, il destinatario potrà comunque materializzare il documento e trattarlo come cartaceo, senza con ciò pregiudicare la natura «elettronica» del documento per l’emittente. Emittente e destinatario sono dunque totalmente svincolati tra di loro. L’emissione della fattura elettronica da parte del primo, cioè, non comporta necessariamente l’accettazione come tale del documento da parte del destinatario, il quale potrà materializzare il documento attraverso la stampa. Tale conclamata asimmetria ha la finalità di favorire lo sviluppo della fatturazione elettronica, e comporta diverse modalità di conservazione in capo ai diversi soggetti, ragion per cui è ineludibile dover distinguere, secondo quanto previsto dall’art. 39, c. 3, DPR n. 633/72, le “fatture elettroniche” da quelle “create in formato elettronico”:
- le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto Ministero Economia e Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, c. 5, D.Lgs., 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
- le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. L’emittente di una fattura elettronica procede quindi alla diretta conservazione elettronica della fattura emessa.
Nella fattispecie delle fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, la modalità di conservazione elettronica è obbligatoria sia per la parte emittente che per la parte destinataria.